Lỗi trong báo cáo tài chính gây rủi ro cho các tổ chức xã hội nhỏ tại Brazil

Ở Brazil, các tổ chức như hiệp hội và quỹ hợp tác với chính quyền địa phương và bang đang gặp phải vấn đề phổ biến là phải hoàn trả lại các khoản kinh phí công đã được phân bổ cho các dự án xã hội. Theo các chuyên gia, nguyên nhân chủ yếu không nằm ở việc sử dụng sai mục đích hay quản lý tài chính kém, mà do những sai sót trong quá trình lập và trình bày báo cáo tài chính, hoạt động bắt buộc theo Luật số 13.019/2014 về Quy chế Thứ ba của Brazil.

Luật số 13.019/2014 quy định rõ ràng các nguyên tắc và điều kiện cho các văn bản hợp tác như "termos de colaboração" và "termos de fomento", thay thế các loại hợp đồng giao kết cũ giữa các cơ quan chính phủ và tổ chức xã hội. Trong đó, tổ chức phải cung cấp báo cáo thực hiện dự án gồm các bằng chứng chi tiêu và tuân thủ thời hạn quy định. Nếu hồ sơ bị từ chối do vi phạm các quy tắc này, tổ chức có thể bị buộc hoàn trả toàn bộ kinh phí đã nhận.

Tomáz de Aquino Resende, luật sư chuyên về luật Thứ ba, cho biết vấn đề hiện nay là nó ảnh hưởng đến những tổ chức thực sự làm tốt vai trò xã hội, nhưng thiếu nguồn lực để quản lý thủ tục hành chính phức tạp. Ông nhấn mạnh: "Phần lớn các tổ chức bị mất kinh phí không hề thực hiện hành vi gian lận. Họ chỉ gặp lỗi trong việc điền báo cáo, bị trễ hạn hoặc lưu giữ tài liệu chưa đầy đủ. Đây là vấn đề về quản lý chứ không phải về đạo đức."

Các chuyên gia lưu ý việc phòng ngừa nên bắt đầu ngay từ khâu xem xét kỹ lưỡng kế hoạch công việc và các nghĩa vụ sau khi ký kết hợp tác. Tiếp theo, xây dựng thói quen lưu trữ sổ sách, hóa đơn, biên lai và các bằng chứng thanh toán rõ ràng và khoa học là rất quan trọng. Đặc biệt, các tổ chức cần theo dõi chặt chẽ ngày hạn nộp báo cáo tài chính từng giai đoạn và cuối cùng để tránh bị xử phạt.

Luật sư Resende chỉ ra việc nhiều tổ chức nhỏ thường chỉ có một cá nhân thực hiện tất cả công việc quản lý, tăng nguy cơ phát sinh lỗi. "Tốt nhất, tổ chức nên thiết lập quy trình kiểm tra chéo – một người làm báo cáo, một người khác rà soát lại trước khi gửi đến cơ quan nhà nước. Cách làm này giảm đáng kể những sai sót thường dẫn đến tranh chấp pháp lý," ông nói.

Bên cạnh đó, việc tìm kiếm hỗ trợ pháp lý và kế toán chuyên nghiệp, dù theo cách từng phần hoặc khi cần, cũng là biện pháp giúp giảm thiểu rủi ro tài chính. Luật sư Resende cho biết, chi phí dành cho hỗ trợ này thường thấp hơn nhiều so với khoản tiền phải hoàn trả khi gặp sai sót và giúp giữ uy tín của tổ chức đối với cơ quan công quyền cũng như cộng đồng.

Qua đó, các hiệp hội và quỹ xã hội tại Brazil có thể vững vàng hơn trong việc phối hợp với chính quyền, đảm bảo sử dụng hiệu quả nguồn lực công và hạn chế những rủi ro về mặt pháp lý cũng như tài chính.

Bài viết được biên tập với sự hỗ trợ của công cụ trí tuệ nhân tạo (AI), tổng hợp từ các nguồn tin dẫn bên dưới và đã qua kiểm duyệt của toà soạn Quang Minh Việt Nam.