Cách sắp xếp và quản lý hiệu quả ảnh số cùng tài liệu kỹ thuật số

Nhiều người hiện nay thường xuyên gặp khó khăn khi cần tìm ảnh hoặc tài liệu kỹ thuật số lưu trữ trên nhiều thiết bị như ổ cứng, laptop hay điện thoại. Ví dụ như hình ảnh chuyến du lịch mùa hè năm 2009 hay một hóa đơn quan trọng cho thủ tục thuế có thể bị thất lạc giữa hàng loạt dữ liệu không có hệ thống, gây ra tình trạng bối rối khi cần truy xuất nhanh. Đó cũng là chủ đề được đề cập trong podcast tối ưu lấy cảm hứng từ những người nghiện lưu trữ dữ liệu, được biên tập và dẫn dắt bởi Lisa Hegemann và Rose Tremlett từ tờ ZEIT Online.

Trong tập podcast mới nhất, hai chuyên gia của tòa soạn ZEIT là Thomas Strothjohann, phó trưởng ban phát triển và là nhiếp ảnh gia đam mê, cùng với Hannes Leitlein, một thành viên trong ban lãnh đạo chuyên về quản lý tài liệu, đã chia sẻ bí quyết giúp bạn sắp xếp lượng ảnh khổng lồ cũng như tài liệu giấy tờ một cách hệ thống và dễ tìm kiếm.

Thomas Strothjohann nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tập trung lưu trữ ảnh tại một nơi duy nhất để tránh mất mát và giúp việc truy cập ảnh trở nên thuận tiện hơn. Trong khi đó, Hannes Leitlein hướng dẫn cách phân loại và xử lý tài liệu, giúp người dùng không bị quá tải bởi lượng giấy tờ vô tổ chức.

Có một quan niệm sai lầm phổ biến là trước khi tìm thấy các dữ liệu quan trọng, bạn cần xóa hết những dữ liệu không cần thiết. Tuy nhiên, các chuyên gia khẳng định điều này không hoàn toàn chính xác. Việc dọn dẹp kỹ thuật số nên tiến hành một cách có kế hoạch và không cần thiết phải xóa toàn bộ trước khi xác định được tài liệu quý giá.

Podcast cũng đề cập đến các công cụ và nguồn tham khảo giúp người dùng quản lý hiệu quả dữ liệu kỹ thuật số. Một bộ câu hỏi khảo sát được các nhà khoa học phát triển giúp đánh giá mức độ gắn bó với dữ liệu của người dùng. Chuyên gia dọn dẹp Marie Kondo cung cấp các mẹo kỹ thuật số trên trang web cá nhân nhằm giúp mọi người loại bỏ dữ liệu số một cách khoa học.

Bên cạnh đó, Trung tâm bảo vệ người tiêu dùng Đức (Verbraucherzentrale) cũng tổng hợp các hướng dẫn thiết thực dành cho những ai ưu tiên cách sắp xếp tài liệu trong các thư mục truyền thống.

Năm 2019, ZEIT cũng đã từng khai thác hiện tượng “Digital Hoarding” - thói quen tích trữ dữ liệu số không kiểm soát, dẫn đến những hệ quả tiêu cực đối với người dùng.

Podcast “Geht da noch was?” của ZEIT là nơi hai MC Rose Tremlett và Lisa Hegemann tìm kiếm các mẹo giúp cuộc sống trở nên dễ dàng, nhẹ nhàng hơn thông qua những cuộc trò chuyện với các chuyên gia, nghiên cứu sách và các kết quả khoa học. Các tập mới được phát hành đều đặn mỗi hai tuần vào thứ Hai.

Độc giả có thể gửi đề xuất chủ đề mong muốn tối ưu hóa tới email: [email protected] để các chuyên gia có thể khai thác trong những tập tiếp theo.

Bài viết được biên tập với sự hỗ trợ của công cụ trí tuệ nhân tạo (AI), tổng hợp từ các nguồn tin dẫn bên dưới và đã qua kiểm duyệt của toà soạn Quang Minh Việt Nam.