Luật sư giải thích về quyền được nhận trợ cấp đối với việc sử dụng xe cá nhân trong công việc

Gần đây, một vụ việc đưa ra trước Tòa án Phúc thẩm cấp 1 tại Nga liên quan đến quyền lợi của nhân viên sử dụng xe cá nhân trong công việc đã thu hút sự chú ý. Một công dân tại Voronezh, ông P., người giữ vị trí đại diện khu vực cho một công ty thương mại bán buôn, làm việc từ xa và sử dụng xe cá nhân để đi lại phục vụ công việc, đã yêu cầu công ty ghi nhận thêm chức danh lái xe kiêm nhiệm và được trả lương tương ứng.

Mặc dù công ty đã bồi hoàn chi phí nhiên liệu và khấu hao xe, ông P. cho rằng mình xứng đáng được nhận thêm lương lái xe. Tuy nhiên, tất cả các cấp tòa án đã từ chối yêu cầu này vì cho rằng ông chỉ đang thực hiện nhiệm vụ đại diện khu vực, đi lại trong phạm vi công việc chứ không có chức danh lái xe riêng biệt.

Luật sư Elena Timoshenko cho biết, việc sử dụng xe cá nhân không đồng nghĩa với việc phát sinh một chức vụ hoặc nhiệm vụ mới trong hợp đồng lao động. "Tòa án căn cứ vào việc ông P. thực hiện nhiệm vụ đại diện và di chuyển đến khách hàng trong khuôn khổ công việc được giao, không phải hoạt động như một lái xe riêng biệt," bà giải thích.

Bà cũng nhấn mạnh rằng để được trả thêm lương cho chức danh khác, người lao động cần chứng minh có nhiệm vụ công việc cụ thể theo chức danh đó, không chỉ đơn thuần là sử dụng xe cá nhân cho việc đi lại công tác. Hồ sơ như hợp đồng lao động, mô tả chức danh, các thỏa thuận bồi hoàn chi phí xe phải được xem xét kỹ càng.

Những tranh chấp về quyền lợi này thường xảy ra ở những vị trí công việc có đặc điểm di chuyển nhiều như đại diện khu vực, nhân viên kinh doanh, quản lý khách hàng. Tòa án thường tập trung đánh giá chức năng làm việc chính của nhân viên hơn là việc sử dụng xe cá nhân. Nếu việc di chuyển chỉ đơn thuần là phương tiện để thực hiện công việc chính, thì đây được xem là sử dụng xe cá nhân phục vụ công việc, không phải là kiêm nhiệm chức danh lái xe.

Việc thành lập kiêm nhiệm lái xe đòi hỏi sự thỏa thuận và hồ sơ rõ ràng như có vị trí công việc cụ thể, sự đồng ý của người lao động, thủ tục tuyển dụng, điều kiện lương và thời gian làm việc theo quy định luật lao động. Nếu nhân viên chỉ đơn giản sử dụng xe cá nhân đi làm việc, điều này không tạo ra quyền được hưởng lương lái xe kiêm nhiệm.

Luật sư cũng lưu ý, việc đi lại bình thường giữa nhà và nơi làm việc không được xem là sử dụng xe cá nhân phục vụ công việc theo luật. Chỉ những chuyến đi liên quan trực tiếp đến công việc mới được coi là cơ sở để nhận bồi hoàn chi phí từ người sử dụng lao động, trừ khi hợp đồng lao động hoặc các quy định nội bộ có thỏa thuận khác.

Không có mức tối thiểu về số chuyến đi để được bồi hoàn, song cần có sự chứng minh rõ ràng về việc sử dụng xe cho công việc của người lao động. Thông thường, việc bồi hoàn được xác định theo thỏa thuận giữa hai bên và thường được tính theo một khoản cố định hàng tháng hoặc dựa trên tính toán thực tế về số chuyến đi, số km, chi phí nhiên liệu và hao mòn xe.

Đáng chú ý, từ năm 2024, có quy định giới hạn mức bồi hoàn chi phí được tính vào chi phí được trừ thuế đối với các loại xe: 2.400 rub cho xe dưới 2000 cm3, 3.000 rub cho xe trên 2000 cm3 và 1.200 rub cho xe máy. Tuy nhiên, mức này không bắt buộc trong tính toán tiền bồi hoàn cho nhân viên, mà chỉ ảnh hưởng đến tính thuế của doanh nghiệp. Ngoài ra, đối với thuế thu nhập cá nhân và các khoản bảo hiểm, mức giới hạn này không được áp dụng, mà quan trọng là các chi phí phải có chứng từ rõ ràng.

Qua trường hợp tại Voronezh, có thể thấy rõ việc sử dụng xe cá nhân phục vụ công việc không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với việc phát sinh thêm chức danh kiêm nhiệm hoặc quyền lợi tăng thêm. Người lao động cần xem xét kỹ các thỏa thuận và hợp đồng lao động, còn doanh nghiệp cần có quy định rõ ràng để tránh tranh chấp.

Việc bồi hoàn chi phí sử dụng xe cá nhân nên được xác định minh bạch, dựa trên thỏa thuận cụ thể, đáp ứng các quy định pháp luật nhằm đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên và tránh các tranh chấp pháp lý kéo dài.

Bài viết được biên tập với sự hỗ trợ của công cụ trí tuệ nhân tạo (AI), tổng hợp từ các nguồn tin dẫn bên dưới và đã qua kiểm duyệt của toà soạn Quang Minh Việt Nam.